Il Reparto Gruppi del TTC: la garanzia per Viaggi di Gruppo di successo

Bentornati nella rubrica Travelgood dedicata al nostro team del Ticketing Travel Center.

Dopo aver conosciuto Ilaria Gabbiani e i ragazzi del Reparto Operativo del Ticketing Travel Center, oggi approfondiamo l’attività preziosa che svolge il Reparto Gruppi con Erika, Enrica, Silvia e Juri.

Li abbiamo già incontrati in questa intervista precedente. Brevemente per rinfrescare le idee, il Reparto Gruppi del TTC di Travelgood si occupa di:

• Pianificazione e gestione: il reparto coordina tutti gli aspetti delle prenotazioni di gruppo, assicurando che ogni dettaglio del viaggio sia efficacemente organizzato in base alle esigenze del gruppo.
• Negoziazione tariffe: sfruttando solidi rapporti con le compagnie aeree, il team negozia tariffe di gruppo vantaggiose.
• Assistenza clienti: il team offre supporto dedicato alle agenzie, risolvendo problemi e fornendo soluzioni personalizzate per i viaggi di gruppo.
• Modifiche e cancellazioni: il reparto gestisce tutte le variazioni e cancellazioni con attenzione, minimizzando i disagi per i clienti e rispettando le politiche dei fornitori.

Questi quattro professionisti gestiscono quotidianamente le complesse operazioni legate ai viaggi di gruppo, dimostrando una combinazione di competenza, passione e grande spirito di squadra.

Richieste dell’ultimo minuto per gruppi di viaggio

Come vengono gestite le richieste last-minute durante un viaggio di gruppo?

Enrica: Non capita spesso di doverci occupare di quotazioni last-minute per i gruppi, ma quando succede è quasi sempre legato a voli prenotati con compagnie low-cost, dove i passeggeri rischiano di rimanere a terra per cancellazioni improvvise. In questi casi, è fondamentale avere i dati del capogruppo (cellulare e email) già inseriti nella prenotazione. Questo ci permette di garantire che tutte le comunicazioni importanti, come variazioni o cancellazioni di voli, arrivino direttamente a chi di dovere. Se l’emergenza si verifica mentre siamo operativi, interveniamo subito per risolverla, contattando il reparto gruppi del vettore e fornendo il supporto necessario alle agenzie viaggio nostre clienti.

Modifiche di prenotazione per i viaggi di gruppo

Qual è la procedura per modificare una prenotazione di gruppo, ad esempio cambiare il numero di partecipanti o le date di viaggio, o effettuare cambi nome?

Erika: Una volta che il gruppo è confermato, le modifiche sono possibili ma dipendono dalle condizioni contrattuali di ciascun vettore. Si possono incrementare o ridurre i posti prenotati, modificare le date di viaggio con eventuali aggiornamenti tariffari, e naturalmente, fare cambi nome. Quest’ultimo aspetto è particolarmente delicato: è cruciale che l’agenzia verifichi i nomi con i documenti d’identità dei passeggeri prima dell’emissione dei biglietti. Fino a quel momento, possiamo correggere eventuali errori senza penali, ma dopo l’emissione, i cambi nome sono soggetti a penali che variano in base alle condizioni del vettore.

Viaggi di gruppo e procedure aeroportuali

Come viene gestita l’eventuale assegnazione dei posti per i gruppi e il check-in di gruppo negli aeroporti?

Erika: Quando ci avviciniamo alla partenza, ci occupiamo anche della preassegnazione dei posti a sedere, un servizio che offriamo su richiesta dietro pagamento di una fee. Le opzioni variano a seconda del vettore: con alcuni possiamo solo riservare un’area dell’aereo, mentre con altri è possibile scegliere posti specifici. Per quanto riguarda il check-in di gruppo, di solito suggeriamo alle agenzie di procedere autonomamente online, rispettando i tempi stabiliti da ogni compagnia aerea, per agevolare l’imbarco e ridurre i tempi di attesa in aeroporto.

Imprevisti ed emergenze per i Viaggi di Gruppo

In genere come risolvete situazioni complesse o di emergenza per i gruppi di viaggio?

Silvia: Siamo intermediari, quindi il nostro ruolo è di supportare le agenzie di viaggio nella risoluzione di problemi, spesso lavorando a stretto contatto con i reparti gruppi delle compagnie aeree coinvolte. Le situazioni più comuni sono la modifica dell’orario di un volo, una cancellazione improvvisa o, ancora, un caso di overbooking. Dal 1° giugno 2019, la risoluzione IATA 830d impone l’inserimento dei dati di contatto dei viaggiatori per ogni prenotazione, inclusi i gruppi. Questo ci permette di gestire meglio le irregolarità, assicurandoci che i capigruppo ricevano tutte le comunicazioni necessarie per affrontare al meglio eventuali imprevisti.

Tariffe agevolate per i Gruppi

È possibile ottenere tariffe bloccate o garantite per gruppi?

Juri: Sì, una volta confermato il blocco spazio alla tariffa proposta in fase di quotazione dalla compagnia aerea, il prezzo resterà invariato fino alla data di emissione del gruppo, garantendo così di non incorrere in aumenti tariffari. Tuttavia, è importante notare che le tasse aeroportuali sono sempre soggette a variazione e vengono applicate quelle in vigore il giorno dell’emissione dei biglietti. Inoltre, per quanto riguarda la programmazione di gruppi, è possibile stipulare accordi di allotment, ovvero bloccare più date a rotazione per lo stesso itinerario, mantenendo sempre la stessa tariffa. Questo offre una grande flessibilità e sicurezza alle agenzie di viaggio nella pianificazione dei loro viaggi di gruppo.

Un viaggio di gruppo senza pensieri

È possibile ottenere tariffe bloccate o garantite per gruppi?

Quando si tratta di organizzare viaggi di gruppo, le difficoltà aumentano esponenzialmente. Far viaggiare insieme più persone nello stesso gruppo significa più dati e informazioni da gestire. Dalla prenotazione alla conferma finale, fino alla partenza.

Ecco perché poter contare su un team specifico ed efficiente come quello del Ticketing Travel Center di Travelgood diventa un punto di forza ineguagliabile per le agenzie di viaggio. Grazie alla loro esperienza e dedizione, le agenzie possono affrontare queste sfide con la sicurezza di offrire ai loro clienti un servizio impeccabile e tariffe competitive, mantenendo sempre il controllo su ogni dettaglio del viaggio di gruppo.

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