Nel settore della biglietteria aerea, la corretta gestione delle prenotazioni e delle tariffe è fondamentale per evitare costi imprevisti come gli ADM.
Cosa sono gli ADM?
Tra gli strumenti che le compagnie aeree utilizzano per rettificare errori nella bigliettazione troviamo gli ADM (Agency Debit Memo), ovvero note di addebito emesse quando viene rilevata una discrepanza nella tariffazione, nell’uso del GDS o nella gestione del biglietto. Gli ADM possono derivare da diversi fattori:
- errori nell’applicazione della tariffa
- mancata osservanza delle regole di emissione
- violazioni delle policy sui segmenti congiunti (Married Segments)
- pratiche scorrette come la creazione di prenotazioni fittizie.
Perché sono un problema per le agenzie viaggio?
Quando un’agenzia riceve un ADM, deve farsi carico dell’importo richiesto, con un impatto economico che può variare da piccole somme fino a cifre significative. Per un’agenzia di viaggio, la gestione degli ADM rappresenta una sfida: oltre al rischio di perdite finanziarie, questi addebiti comportano un dispendio di tempo e risorse per analizzare il motivo della sanzione e, se necessario, contestarla tramite BSP-link. Senza un controllo adeguato, gli ADM possono accumularsi e diventare un costo pesante da sostenere. Affidarsi a un consolidatore di biglietteria aerea come Travelgood può fare la differenza. Grazie alla nostra esperienza e agli strumenti di monitoraggio avanzati, aiutiamo le agenzie di viaggio a ridurre il rischio di ADM, offrendo accesso a tariffe ottimizzate, supporto nella gestione della biglietteria e assistenza nella contestazione delle note di addebito.
Come funziona un ADM: tempistiche e modalità di contestazione
Quando una compagnia aerea rileva un errore nell’emissione di un biglietto o nell’utilizzo del GDS, può emettere un ADM (Agency Debit Memo) per recuperare l’importo dovuto. Questo processo avviene attraverso il BSP (Billing and Settlement Plan), il sistema di gestione finanziaria di IATA, che facilita le transazioni tra compagnie aeree e agenzie di viaggio.
Tempistiche per la notifica e il pagamento di un ADM
Gli ADM vengono generalmente notificati all’agenzia attraverso il portale BSP-link, la piattaforma online utilizzata per la gestione della biglietteria e delle transazioni con i vettori. Le tempistiche variano in base alle politiche della compagnia aerea, ma in genere:
- L’ADM può essere emesso entro 9 mesi dalla data di completamento del viaggio o dalla scadenza del biglietto.
- Una volta ricevuta la notifica, l’agenzia ha 14-15 giorni per contestare l’ADM, se ritiene che sia stato emesso in modo errato.
- Se l’ADM non viene contestato entro i termini previsti, l’importo viene automaticamente addebitato sul conto dell’agenzia tramite BSP nella successiva chiusura contabile.
Come contestare un ADM su BSP-link
Se un’agenzia ritiene che l’ADM ricevuto sia ingiustificato, può avviare una disputa attraverso il BSP-link seguendo questi passaggi:
- Accedere a BSP-link e selezionare l’ADM contestato.
- Fornire una motivazione chiara e documentata a supporto della contestazione. È fondamentale allegare prove come screenshot della prenotazione, tariffe applicate correttamente o eventuali comunicazioni con la compagnia aerea.
- Attendere la risposta del vettore: la compagnia aerea può accettare totalmente, parzialmente o rifiutare la contestazione.
- Se la contestazione viene accettata, l’ADM viene annullato o rimborsato tramite un ACM (Agency Credit Memo) e l’importo precedentemente addebitato all’agenzia viene rimosso.
In attesa dell’esito della disputa, l’importo dell’ADM viene comunque addebitato all’agenzia. Se la contestazione viene respinta dal vettore, l’addebito resta confermato e l’agenzia è tenuta a effettuare il pagamento nei tempi stabiliti per evitare penalità.
Differenze tra agenzie IATA e Non-IATA nella gestione degli ADM
C’è differenza tra ADM per agenzie viaggio IATA e non-IATA?
- Agenzie IATA: operano direttamente con le compagnie aeree e gestiscono gli ADM tramite BSP-link. Devono monitorare regolarmente la piattaforma per individuare eventuali addebiti e contestarli tempestivamente.
- Agenzie Non-IATA: lavorano attraverso un consolidatore (come Travelgood), che si occupa della gestione della biglietteria e delle eventuali problematiche con i vettori. In questo caso, è il consolidatore a gestire gli ADM, offrendo un livello di protezione e assistenza maggiore rispetto a un’agenzia che opera in autonomia.
Le 6 cause più frequenti di un ADM
Ricevere un ADM (Agency Debit Memo) può essere frustrante per un’agenzia di viaggio, soprattutto quando si verificano errori evitabili. Conoscere le cause più comuni che portano all’emissione di un ADM è fondamentale per ridurre il rischio di sanzioni e proteggere la redditività dell’agenzia. Ecco i 6 motivi principali per cui una compagnia aerea può emettere un ADM e le strategie per evitarli.
Prenotazioni speculative o fittizie
Uno degli errori più comuni che portano all’emissione di un ADM riguarda la creazione di prenotazioni irregolari nel GDS. Le compagnie aeree applicano sanzioni per:
- Duplicazione di PNR per un singolo passeggero: creare più prenotazioni per lo stesso passeggero su voli differenti senza emettere il biglietto. Questo comportamento viene considerato una pratica scorretta perché può falsare la disponibilità dei posti.
- Utilizzo del GDS per booking di prova: alcune agenzie inseriscono prenotazioni fittizie per testare tariffe o itinerari. Tuttavia, queste simulazioni devono essere fatte negli ambienti di test dedicati e non nei sistemi di prenotazione reali.
- Sanzioni applicate dai vettori: ogni compagnia aerea stabilisce penalità per chi utilizza il sistema di prenotazione in modo improprio, con ADM che possono variare da 50€ fino a centinaia di euro per passeggero.
📌 Come evitare ADM: evita prenotazioni fittizie e utilizzare sempre gli ambienti di test messi a disposizione dai GDS.
Errori tariffari e violazioni delle regole di pricing
Gli ADM vengono emessi anche per errori nella selezione della tariffa o nell’applicazione delle regole previste dai vettori. Le principali cause di ADM in questa categoria sono:
- Errata selezione della tariffa: quando un’agenzia applica una tariffa non conforme alle regole stabilite dalla compagnia aerea, può ricevere un ADM per la differenza di prezzo.
- Regole su rimborsi e penali: se una tariffa prevede restrizioni su modifiche o rimborsi e queste non vengono rispettate, la compagnia aerea può addebitare l’importo corretto tramite ADM.
- ADM per discrepanze tra la tariffa pubblicata e quella effettivamente applicata: qualsiasi errore nei calcoli delle tariffe, delle tasse aeroportuali o delle commissioni può generare un ADM per la differenza da versare.
📌 Come evitare ADM: verifica attentamente le regole tariffarie prima di emettere un biglietto, specialmente per modifiche e rimborsi.
No-show e segmenti non utilizzati
Un’altra causa frequente di ADM è la gestione errata dei no-show, ovvero dei passeggeri che non si presentano all’imbarco. Le conseguenze per l’agenzia includono:
- Penalità per passeggeri no-show: se un passeggero non utilizza il biglietto e la cancellazione non viene gestita correttamente, la compagnia aerea può applicare un ADM per la mancata osservanza delle policy tariffarie.
- Rischi per l’agenzia: in alcuni casi, se il passeggero non si presenta, il sistema può annullare automaticamente i voli successivi della stessa prenotazione, generando possibili ADM per riemissioni o rimborsi non autorizzati.
📌 Come evitare ADM: informa i clienti sulle politiche di cancellazione e monitorare i no-show per evitare penalità inaspettate.
Violazione delle regole dei Married Segments
Le compagnie aeree proteggono determinate classi tariffarie collegando segmenti di volo in un’unica prenotazione, una pratica nota come Married Segments. Un ADM può essere emesso se:
- I segmenti vengono separati manualmente per ottenere una tariffa più vantaggiosa.
- Si modifica un segmento senza seguire le regole del vettore, invalidando la tariffa originaria.
📌 Come evitare ADM: rispetta le restrizioni imposte sui Married Segments e non modificare manualmente i segmenti congiunti senza verificare le conseguenze sulla tariffa.
Mancata cancellazione di segmenti inattivi (HX, UC, UN, NO)
Molti ADM vengono emessi perché le agenzie non cancellano i segmenti inattivi nel GDS prima della partenza del volo. Le compagnie aeree considerano questi segmenti come spreco di inventario, motivo per cui applicano sanzioni automatiche. I segmenti da cancellare includono:
- HX (Holding Cancelled): segmenti cancellati dal vettore ma ancora visibili nel PNR.
- UC (Unable to Confirm): richieste di posto non confermate dalla compagnia aerea.
- UN (Unable, Flight Cancelled): voli cancellati dal vettore ma non rimossi dal GDS.
- NO (No Action Taken): prenotazioni che non hanno ricevuto risposta dal sistema.
📌 Come evitare ADM: monitora quotidianamente i PNR ed eliminare tutti i segmenti inattivi almeno 24 ore prima della partenza del volo.
Violazione del POC (Point of Commencement)
Dal 2024, diverse compagnie aeree, tra cui American Airlines, hanno introdotto il concetto di Point of Commencement (POC) Availability, che sostituisce il metodo tradizionale basato sul Point of Sale (POS). Questo significa che:
- le disponibilità delle tariffe sono ora determinate dal punto di partenza del viaggio del passeggero, anziché dalla posizione dell’agenzia che effettua la prenotazione.
- prenotazioni fuori sequenza o con segmenti inseriti in ordine errato possono portare all’emissione di un ADM.
- l’inserimento di segmenti fittizi o dummy per ottenere tariffe migliori è considerato una violazione POC.
📌 Come evitare ADM: assicurati che le prenotazioni seguano l’ordine cronologico del viaggio previsto. Non creare segmenti fittizi o fuori sequenza per ottenere disponibilità tariffarie non autorizzate. Controlla le regole POC della compagnia aerea prima di confermare la prenotazione.
Come prevenire gli ADM e ottimizzare la gestione della biglietteria
Gli ADM (Agency Debit Memo) rappresentano un costo evitabile per le agenzie di viaggio se vengono adottate buone pratiche di gestione della biglietteria. Implementare strategie efficaci per prevenire errori e monitorare le prenotazioni aiuta non solo a ridurre il rischio di sanzioni, ma anche a ottimizzare i processi interni, migliorando l’efficienza operativa dell’agenzia.
Evitare errori durante l’emissione dei biglietti
L’attenzione ai dettagli è la prima regola per evitare ADM. Ecco alcuni accorgimenti fondamentali da seguire in fase di prenotazione ed emissione del biglietto:
- Verificare sempre le regole tariffarie prima dell’emissione, in particolare per modifiche, rimborsi e penalità.
- Evitare la duplicazione di PNR o prenotazioni speculative per testare tariffe. In caso di dubbio, utilizzare l’ambiente di test del GDS.
- Rispettare i tempi di emissione del biglietto per evitare che la prenotazione scada o venga annullata dal sistema.
- Evitare modifiche ai Married Segments senza verificare le conseguenze sulla tariffa applicata.
- Cancellare tempestivamente i segmenti inattivi (HX, UC, UN, NO) per evitare addebiti automatici.
Un processo di emissione ben strutturato riduce significativamente il rischio di ADM e migliora la gestione delle transazioni con le compagnie aeree.
Strumenti e procedure per monitorare le prenotazioni ed evitare pratiche scorrette
L’uso di strumenti di monitoraggio permette di individuare errori nelle prenotazioni prima che si trasformino in ADM. Alcuni strumenti utili includono:
- Report automatici sui segmenti inattivi: verificare periodicamente i PNR aperti ed eliminare i segmenti non confermati.
- Avvisi di scadenza per ticketing time limit: assicurarsi che i biglietti vengano emessi nei tempi previsti per evitare la cancellazione automatica.
- Sistemi di alert per no-show e cancellazioni: monitorare lo stato delle prenotazioni per evitare penalità legate alla mancata presentazione del passeggero.
Molti consolidatori, tra cui Travelgood, offrono strumenti di gestione avanzati che semplificano il controllo delle prenotazioni, aiutando le agenzie a mantenere un alto livello di compliance con le regole tariffarie e a ridurre il rischio di ADM.
Formazione interna per il personale delle agenzie di viaggio
La conoscenza approfondita delle regole tariffarie e delle best practice del settore è essenziale per prevenire ADM. Ecco alcuni suggerimenti per migliorare la formazione del personale:
- Corsi di aggiornamento periodici sulle policy delle compagnie aeree e sull’uso corretto del GDS.
- Linee guida interne per la gestione delle prenotazioni, con procedure chiare per la verifica delle tariffe e la corretta emissione dei biglietti.
- Simulazioni pratiche per insegnare come individuare e correggere errori prima che generino un ADM.
Un team formato e consapevole delle regole del settore è il primo strumento di difesa contro le sanzioni delle compagnie aeree.
Monitorare BSP-link per individuare ADM tempestivamente
Le agenzie IATA possono accedere direttamente a BSP-link per monitorare e contestare eventuali ADM. Tuttavia, per le agenzie non-IATA che operano tramite un consolidatore come Travelgood, gli ADM vengono ricevuti e gestiti direttamente dal sistema semplificato, in quanto emessi con codice IATA del consolidatore. Perciò Travelgood fornisce un servizio di monitoraggio e assistenza dedicato, garantendo che ogni ADM venga analizzato tempestivamente e, se necessario, contestato nei termini previsti. Il nostro supporto include:
- Gestione centralizzata degli ADM: riceviamo e analizziamo gli ADM per conto delle agenzie partner, evitando che debbano accedere a BSP-link.
- Assistenza nelle contestazioni: forniamo la documentazione necessaria e seguiamo il processo di contestazione con i vettori.
- Prevenzione degli ADM: monitoriamo le transazioni per individuare potenziali errori prima che si trasformino in ADM.
Travelgood: il partner per ridurre il rischio ADM
Gestire la biglietteria aerea in modo efficace significa minimizzare il rischio di ADM e garantire operazioni di biglietteria fluide per la propria agenzia. Le regole tariffarie e le policy delle compagnie aeree cambiano frequentemente, rendendo complesso il rispetto di tutte le normative senza incorrere in sanzioni. Affidarsi a un consolidatore come Travelgood significa poter contare su:
- Accesso a tariffe negoziate con minori restrizioni: collaboriamo con le compagnie aeree per offrire condizioni più vantaggiose e ridurre il rischio di errori tariffari.
- Controllo automatico sugli errori più comuni: i nostri sistemi avanzati rilevano anomalie nelle prenotazioni, permettendo di correggerle prima che generino un ADM.
- Supporto nelle contestazioni: aiutiamo le agenzie a raccogliere e inviare la documentazione necessaria per eventuali dispute.
- Formazione continua: offriamo aggiornamenti e supporto per prevenire errori di prenotazione e migliorare la gestione della biglietteria.
Grazie al nostro servizio, le agenzie possono operare con maggiore sicurezza e concentrarsi sulla vendita e sull’assistenza ai propri clienti, senza doversi preoccupare della gestione degli ADM. Contattaci per scoprire come migliorare la gestione della tua biglietteria!
