Negli ultimi mesi, diverse compagnie aeree hanno introdotto un importante aggiornamento operativo: l’obbligo di inserire i contatti viaggiatori nel PNR al momento della prenotazione. Questo significa che ogni agenzia di viaggio è ora tenuta a registrare il numero di telefono e/o l’indirizzo email del passeggero all’interno della prenotazione.
Si tratta di una novità che può sembrare formale, ma che ha impatti concreti sulla gestione del viaggio, sull’esperienza del cliente e soprattutto sull’eventuale emissione di ADM (Agency Debit Memo) in caso di omissioni.
Se i contatti viaggiatori nel PNR mancano, l’agenzia può trovarsi a gestire in autonomia eventuali criticità (ritardi, cancellazioni, modifiche operative) senza supporto diretto da parte della compagnia.
In questo articolo ti spieghiamo come gestire correttamente i contatti passeggeri nei GDS, cosa succede in caso di mancato inserimento, e come Travelgood può supportarti per evitare errori che impattano sui tuoi margini.
Cosa prevede la nuova procedura per i contatti viaggiatori nel PNR
A partire da aprile 2025, inserire i contatti viaggiatori nel PNR è diventato un obbligo operativo per tutte le agenzie che emettono biglietteria per i voli Air France-KLM. Questo vale sia per i biglietti emessi tramite GDS sia per quelli gestiti attraverso sistemi alternativi.
Air France-KLM è solo l’ultimo arrivato, ma l’obbligo di inserire contatti viaggiatori nel PNR esiste da ben prima, soprattutto con vettori come Turkish Airlines (dal 2020) e per tutti i voli verso gli USA (dal 2021).
La nuova disposizione richiede che, all’interno di ogni prenotazione, siano presenti i contatti diretti del passeggero, ovvero un numero di telefono e/o un indirizzo email valido. L’obiettivo è permettere alla compagnia aerea di comunicare tempestivamente con il viaggiatore in caso di modifiche operative, ritardi, cancellazioni o aggiornamenti relativi al volo.
In assenza dei contatti viaggiatori nel PNR, l’agenzia sarà responsabile della gestione diretta del passeggero e potrebbe incorrere in un addebito ADM da parte del vettore. Questa misura si inserisce in un trend più ampio che vede le compagnie aeree richiedere sempre maggiore trasparenza e tracciabilità dei dati del passeggero, per garantire un viaggio più sicuro e una comunicazione più efficace.
Cosa succede se non si inseriscono i contatti viaggiatori nel PNR
Omettere i contatti viaggiatori nel PNR non è più una semplice dimenticanza: può trasformarsi in un errore costoso per la tua agenzia. In assenza di numero di telefono o email del passeggero, le compagnie aeree – come nel caso di Air France-KLM – non potranno comunicare direttamente con il viaggiatore in caso di variazioni, cancellazioni o criticità operative.
Questo significa che l’intera gestione ricadrà sull’agenzia di viaggio, che dovrà informare personalmente il cliente e occuparsi di eventuali aggiornamenti dell’itinerario. Ma non solo: la mancata compilazione dei contatti viaggiatori nel PNR può comportare l’emissione di un ADM (Agency Debit Memo) da parte del vettore, con una conseguente perdita economica.
Inoltre, non è sufficiente inserire un contatto qualsiasi: deve trattarsi di un recapito reale e utilizzabile. Se il cliente si rifiuta di fornire i propri dati, è necessario indicare nel GDS la motivazione del rifiuto, compilando l’apposito campo. Solo in questo modo è possibile giustificare l’assenza di dati e ridurre il rischio di penalità.
Come inserire correttamente i contatti viaggiatori nel PNR attraverso il GDS
Per rispettare le nuove disposizioni ed evitare problemi operativi, è fondamentale inserire correttamente i contatti viaggiatori nel PNR durante la fase di prenotazione. Ogni sistema GDS (come Amadeus, Sabre o Galileo) prevede un comando specifico per aggiungere numero di telefono e indirizzo email del passeggero nel record di prenotazione.
L’inserimento deve essere fatto con attenzione, assicurandosi che il recapito fornito sia effettivamente valido e utilizzabile dalla compagnia aerea. È importante non confondere il contatto dell’agenzia con quello del cliente: i contatti viaggiatori nel PNR devono riferirsi esclusivamente al passeggero, altrimenti la compagnia non potrà contattarlo in autonomia.
Nel caso in cui il passeggero rifiuti di fornire i dati, è obbligatorio compilare il campo “refusal” previsto dal GDS, specificando la motivazione. Questo passaggio documentale è essenziale per evitare l’emissione automatica di ADM e tutelare l’agenzia da eventuali contestazioni.
Per maggiori dettagli operativi, è possibile consultare l’area riservata di Travelgood, dove sono disponibili istruzioni aggiornate per ogni sistema di prenotazione.
Perché l’obbligo dei contatti viaggiatori nel PNR impatta anche le piccole agenzie
L’obbligo di inserire i contatti viaggiatori nel PNR riguarda tutte le agenzie di viaggio, ma può creare particolari difficoltà alle realtà più piccole o con meno esperienza operativa. Spesso, chi lavora in modo artigianale o gestisce poche prenotazioni a settimana tende a trascurare questi aspetti formali, concentrandosi solo sulla vendita del biglietto.
Tuttavia, in un contesto dove le compagnie aeree automatizzano controlli e flussi, un errore nel PNR può trasformarsi rapidamente in un ADM, ovvero in un addebito diretto che incide sul margine della prenotazione. Ecco perché è fondamentale per ogni agenzia — anche la più piccola — conoscere le nuove regole e adottare procedure standardizzate per l’inserimento dei contatti viaggiatori nel PNR.
Non si tratta solo di un adempimento tecnico, ma di una misura di tutela del cliente e della professionalità dell’agenzia. Un passeggero ben informato è un passeggero soddisfatto, e un PNR completo è la prima garanzia di efficienza.
Contatti viaggiatore e PNR: come può aiutarti Travelgood
Gestire correttamente i contatti viaggiatori nel PNR non è sempre semplice, soprattutto per chi non ha dimestichezza con le procedure GDS o non è aggiornato sulle nuove disposizioni dei vettori.
Per questo motivo, Travelgood è al fianco delle agenzie con strumenti pratici e supporto continuo.
- All’interno dell’area riservata e tramite la nostra newsletter, troverai promemoria operativi aggiornati su cosa fare e su come gestire correttamente i contatti viaggiatori nel PNR.
- Se hai dubbi sull’inserimento in Amadeus, Galileo o Sabre, puoi contare sul nostro team per ricevere indicazioni puntuali.
- Inoltre, Travelgood ti aiuta a restare sempre informato sulle nuove policy delle compagnie aeree, evitando brutte sorprese e garantendo una gestione più professionale delle prenotazioni.
Hai bisogno di chiarimenti su un caso specifico o vuoi essere sicuro di non commettere errori? Puoi contattare in qualsiasi momento il nostro Ticketing Travel Center (TTC): un team dedicato, preparato e disponibile a guidarti passo dopo passo nella corretta gestione delle pratiche.
Un semplice dettaglio che può fare la differenza
Omettere i contatti viaggiatori nel PNR può sembrare una dimenticanza da poco, ma può causare ADM, disservizi per il passeggero e danni d’immagine per l’agenzia. Prevenire questi errori significa lavorare in modo più professionale, offrire un servizio migliore ai tuoi clienti e proteggere i tuoi margini.
Se hai dubbi o difficoltà nel capire come inserire correttamente i contatti viaggiatori nel PNR, contatta il team Travelgood: siamo qui per aiutarti a operare con efficienza, sicurezza e tranquillità.
