PNR è l’acronimo di Passenger Name Record. In parole semplici, è il contenitore digitale che raccoglie tutte le informazioni relative a una prenotazione aerea: dati anagrafici del passeggero, tratte, date, voli, servizi aggiuntivi, preferenze pasto, contatti e altro ancora. Non è un codice astratto: è l’identificativo concreto di una pratica di viaggio.
Nel lavoro quotidiano di un’agenzia, il PNR è lo strumento che consente di gestire e modificare una prenotazione prima che venga emesso il biglietto. Un PNR può contenere anche più passeggeri, a patto che viaggino insieme sugli stessi voli. Può essere creato tramite GDS (es. Amadeus, Galileo, Sabre), ma oggi esistono anche interfacce web semplificate offerte dai consolidatori, che permettono di operare senza GDS.
Cosa contiene un PNR
Ogni PNR contiene:
- Dati del passeggero (nome, cognome, contatti)
- Itinerario di viaggio (voli prenotati, date, orari)
- Codici vettore e classi di prenotazione
- Servizi ancillari (es. bagagli, pasti, scelta posto)
- Note speciali (es. luna di miele, assistenza, allergie)
Attenzione: ogni compagnia aerea ha regole diverse su cosa può essere inserito o modificato in un PNR.
>>> Controlla qui tutti gli altri acronimi per Agenzie Viaggio.
PNR e prenotazione: non sono sinonimi
Un errore comune è considerare il PNR come la conferma definitiva del viaggio. In realtà, il PNR rappresenta solo la prenotazione: finché non viene emesso il biglietto, quella prenotazione può scadere, cambiare prezzo o venire cancellata.
In sintesi: il PNR è la base su cui si costruisce la biglietteria. È modificabile, aggiornabile, ma anche fragile se non gestito con attenzione.
PNR e biglietto aereo: differenze fondamentali
Uno degli errori più comuni tra le nuove agenzie di viaggio – soprattutto quelle non IATA – è confondere il PNR con il biglietto aereo. Ma si tratta di due elementi distinti, che corrispondono a due fasi diverse nel processo di prenotazione.
Quando hai solo un PNR (e cosa significa)
Un PNR nasce nel momento in cui si inseriscono i dati del passeggero e si seleziona un volo. A questo punto, la prenotazione è registrata ma non ancora emessa. In questa fase, i posti sono bloccati (per un tempo limitato) e il prezzo è indicativo, ma non garantito fino all’emissione del biglietto.
Un PNR non pagato o non emesso entro la scadenza può decadere automaticamente.
Quando hai il biglietto
Il biglietto elettronico (ETKT) viene generato solo dopo l’emissione. È il documento fiscale che certifica il diritto a volare. Contiene un codice numerico a 13 cifre ed è associato al passeggero e al PNR. A quel punto la prenotazione è valida e vincolante, secondo le regole tariffarie della compagnia.
Tempi, emissioni e modifiche: cosa devi sapere
- Ogni compagnia stabilisce il tempo massimo (Time Limit) entro cui un PNR va emesso.
- Alcune tariffe richiedono emissione immediata, altre permettono opzioni di 24/48 ore.
- Modifiche prima dell’emissione sono spesso gratuite. Dopo, dipende dalla tariffa (penali, differenze di tariffa, ecc.).
- Se il nome nel PNR è errato (es. manca un secondo nome come da passaporto), non si può correggere dopo l’emissione senza annullare e riemettere.
Perché confondere i due può creare problemi seri
Molti agenti alle prime armi comunicano al cliente di avere “il volo prenotato” senza precisare se si tratta di un PNR o di un biglietto già emesso. Il rischio? Che il cliente si presenti in aeroporto con solo un codice prenotazione, ma nessun titolo di viaggio valido.
Una regola d’oro: fino all’emissione, nulla è garantito. Un PNR è solo il primo passo, il biglietto è il traguardo.
Errori comuni nella gestione di un PNR
Gestire correttamente un PNR è una delle competenze fondamentali per qualsiasi agenzia viaggi. Eppure, è anche una delle aree in cui si commettono più errori – spesso piccoli, ma dalle conseguenze potenzialmente molto gravi.
Errori nei nomi: una sola lettera può costare caro
Nel PNR, il nome del passeggero deve corrispondere esattamente a quello riportato sul passaporto o sul documento d’identità valido per l’espatrio. Anche un semplice errore di digitazione (es. “Franceso” al posto di “Francesco”) può impedire al cliente di salire a bordo.
Molte compagnie non permettono modifiche gratuite dopo l’emissione: in questi casi, l’unica soluzione è annullare la prenotazione e riemettere il biglietto, con conseguente perdita di tempo e di denaro.
Consiglio operativo: chiedi sempre una foto del documento prima di inserire i dati nel sistema.
La scadenza del PNR: come funziona davvero
Ogni PNR ha una Time Limit, ovvero una scadenza oltre la quale la prenotazione viene automaticamente cancellata dal sistema se non viene emesso il biglietto. Il tempo disponibile può variare da compagnia a compagnia (e da tariffa a tariffa): da pochi minuti per le tariffe promo a 24-72 ore per quelle flessibili.
Chi lavora con un consolidatore come Travelgood riceve comunicazioni chiare su ogni scadenza e, in molti casi, può chiedere un’estensione della Time Limit, se consentito dalla compagnia.
Dimenticare di emettere il biglietto: un errore fatale
Un PNR non emesso non garantisce il posto né il prezzo. Se dimentichi di emettere entro la Time Limit, la compagnia cancella il posto automaticamente. Il cliente scopre troppo tardi che il volo non è stato confermato e spesso non è più disponibile la stessa tariffa.
In caso di viaggi di nozze o partenze multiple, questo errore può causare danni reputazionali e perdita di fiducia nella tua agenzia.
Best practice: lavora sempre con una checklist interna che ti segnali i PNR aperti in scadenza e le azioni da completare entro la giornata.
Cosa deve sapere un’agenzia non IATA sul PNR
Molte agenzie viaggi italiane non sono accreditate IATA, ma questo non impedisce loro di vendere voli aerei e gestire prenotazioni in modo professionale. Tuttavia, ci sono alcuni aspetti fondamentali da conoscere per lavorare correttamente con i PNR in assenza di un accesso diretto al GDS (Global Distribution System).
Come creare o gestire un PNR senza GDS
Un’agenzia non IATA non può creare direttamente un PNR all’interno di un GDS come Amadeus, Sabre o Galileo. Tuttavia, può:
- Richiedere la creazione del PNR al proprio consolidatore di riferimento.
- Utilizzare portali B2B dedicati (come l’area riservata Travelgood) per visualizzare, modificare o finalizzare la prenotazione.
- Gestire i dati del passeggero e le preferenze di viaggio tramite interfacce semplificate, senza dover usare comandi tecnici da GDS.
In questo modo, l’agenzia resta in pieno controllo della pratica senza dover investire in licenze GDS o competenze complesse.
Il ruolo del consolidatore (come Travelgood)
Il consolidatore è il tuo intermediario tecnico e commerciale: si occupa di creare il PNR, emettere il biglietto, gestire eventuali modifiche, cancellazioni o richieste speciali.
Con Travelgood, per esempio, hai a disposizione:
- Un helpdesk specializzato in biglietteria aerea, anche per casi urgenti.
- Tariffe negoziate e flessibili, con margini riservati alle agenzie.
- Formazione continua, per imparare a leggere e interpretare un PNR anche senza background tecnico.
Quando è il partner a gestire e quando sei tu
La divisione dei compiti dipende dall’accordo con il consolidatore e dalle competenze interne della tua agenzia:
- Se la tua agenzia è nuova o non ha personale esperto, puoi delegare tutta la gestione del PNR (creazione, emissione, modifiche).
- Se invece hai esperienza, puoi gestire in autonomia le richieste tramite il portale B2B, con il supporto operativo sempre disponibile per casi complessi.
In ogni caso, sapere come funziona un PNR è fondamentale anche se non sei tu a crearlo. Ti permette di spiegare meglio le procedure ai clienti, evitare errori e valorizzare il tuo servizio come agenzia.
Come Travelgood supporta le agenzie nella gestione dei PNR
Gestire correttamente un PNR è essenziale per evitare errori costosi e offrire un servizio affidabile. Travelgood supporta le agenzie di viaggio – anche non IATA – con strumenti concreti e assistenza continua.
Accesso al supporto operativo via helpdesk
Ogni agenzia partner ha accesso a un helpdesk operativo specializzato, pronto a rispondere in tempi rapidi a dubbi su nomi, scadenze, emissioni o modifiche al PNR.
Controlli e assistenza nelle scadenze
Travelgood monitora le scadenze dei PNR non emessi, avvisando l’agenzia per tempo e aiutandola a evitare cancellazioni involontarie. Una rete di sicurezza fondamentale, soprattutto per chi non lavora direttamente su GDS.
Interfaccia user-friendly anche per chi non ha esperienza GDS
L’area riservata Travelgood è progettata per essere semplice e intuitiva: puoi consultare PNR, tracciare prenotazioni, gestire richieste dei clienti senza dover conoscere comandi tecnici o codici GDS.
È lo strumento ideale per chi sta iniziando o vuole lavorare con autonomia, pur affidandosi a un partner esperto.
