Come funziona la riemissione di un biglietto aereo: guida pratica per agenzie di viaggio

La riemissione di un biglietto aereo è una delle operazioni più frequenti (e delicate) che una agenzia di viaggio deve gestire nella propria attività quotidiana.

Si tratta del processo che consente di sostituire o aggiornare un biglietto già emesso quando il cliente richiede una modifica al volo, alla data, al nome o ad altri dettagli della prenotazione.

A differenza dell’emissione, che rappresenta la creazione del biglietto originale, la riemissione richiede controlli aggiuntivi e una perfetta conoscenza delle regole tariffarie imposte dai vettori. Un errore nella procedura può generare costi imprevisti o addirittura un ADM (Agency Debit Memo), con ripercussioni economiche sull’agenzia.

In questa guida scopriremo quando serve la riemissione di un biglietto aereo, come gestirla correttamente nei GDS, quali sono i costi e le regole principali e in che modo Travelgood supporta le agenzie partner nella gestione di ogni pratica. Un approfondimento pensato per chi lavora ogni giorno nella biglietteria e vuole evitare errori, ottimizzando tempi e margini.

Cos’è la riemissione di un biglietto aereo e in cosa differisce dall’emissione

La riemissione di un biglietto aereo è il processo che permette di sostituire un titolo di viaggio già emesso con uno nuovo, quando si verifica una modifica sostanziale nella prenotazione. A differenza dell’emissione, che rappresenta la creazione del biglietto originale, la riemissione interviene in una fase successiva e comporta l’aggiornamento dei dati, delle tariffe o delle tasse aeroportuali associate.

Nella pratica quotidiana delle agenzie di viaggio, le situazioni che richiedono una riemissione possono essere numerose: una correzione del nome del passeggero, un cambio di data o di itinerario, un upgrade di classe o di tariffa, oppure un adeguamento dovuto a variazioni del prezzo imposto dal vettore.

Si tratta di un’operazione delicata, perché ogni compagnia aerea applica regole e penali differenti in base alla tipologia di tariffa acquistata. Conoscere nel dettaglio le procedure di emissione e riemissione della biglietteria è fondamentale per evitare errori, garantire la conformità alle policy dei vettori e prevenire costi aggiuntivi per il cliente o per l’agenzia.

Per approfondire come funziona la gestione della biglietteria tramite intermediari, puoi leggere la guida dedicata al consolidatore di biglietteria.

Quando serve una riemissione di biglietto aereo

Capire quando serve la riemissione di un biglietto è fondamentale per gestire correttamente ogni prenotazione e mantenere il controllo sui costi. La riemissione voli si rende necessaria ogni volta che una modifica sostanziale interviene dopo l’emissione del biglietto originale e comporta la generazione di un nuovo titolo di viaggio.

Ecco i casi più comuni in cui una agenzia di viaggio deve procedere con la riemissione:

Cambio volo o data di partenza, dovuto a esigenze del passeggero o variazioni operative della compagnia.
Modifica dell’itinerario, come l’aggiunta o la rimozione di una tratta nel percorso di viaggio.
Cambio nome del passeggero, parziale o totale, che richiede la creazione di un nuovo biglietto con i dati corretti.
Aggiornamento della tariffa o delle tasse aeroportuali, quando si verifica una differenza tra il prezzo originario e quello aggiornato.
Correzione di errori di emissione, come refusi, codici errati o combinazioni tariffarie non valide.

Ogni compagnia aerea applica regole diverse per la riemissione, con penali, supplementi o condizioni specifiche legate alla classe di prenotazione e alla tipologia di tariffa. Per questo è essenziale che le agenzie verifichino sempre le regole presenti nei sistemi di biglietteria aerea GDS prima di procedere, evitando errori che possono generare costi non previsti o ADM.

Come gestire la riemissione nei GDS

La riemissione di un biglietto aereo nei GDS è una procedura tecnica che richiede precisione e conoscenza dei sistemi di prenotazione più utilizzati dalle agenzie di viaggio, come Amadeus, Sabre o Travelport. Queste piattaforme consentono di modificare, aggiornare o sostituire un biglietto già emesso, seguendo le regole tariffarie imposte dal vettore e garantendo la corretta tracciabilità dell’operazione.

In linea generale, la procedura di riemissione voli segue una sequenza standard, con alcune variazioni a seconda del GDS utilizzato:

Identificazione del ticket da riemettere, partendo dal numero del biglietto o dal record locator associato al PNR.
Calcolo della nuova tariffa, che tiene conto di eventuali differenze di prezzo, tasse aggiuntive e regole tariffarie aggiornate.
Verifica del POC (Point of Commencement), fondamentale per assicurarsi che il punto di partenza e la regola tariffaria restino coerenti con la nuova emissione.
Emissione del nuovo ticket tramite la funzione Exchange, che sostituisce il biglietto precedente e genera il nuovo documento elettronico.
Annotazione della riemissione nel file PNR, così da mantenere una traccia completa e consultabile da parte della compagnia e dell’agenzia.

Gestire correttamente queste fasi permette di evitare errori che potrebbero generare un ADM o una perdita economica per l’agenzia. Per approfondire come la tecnologia sta cambiando la gestione delle tariffe e dei sistemi di vendita, puoi leggere l’articolo dedicato a GDS e NDC: distribuzione aerea.

Costi e regole tariffarie nella riemissione

Ogni riemissione di biglietto aereo comporta dei costi che variano in base alle regole imposte dalla compagnia e alla tipologia di modifica richiesta. Comprendere le regole tariffarie applicate dai vettori è fondamentale per calcolare in modo corretto l’importo finale e informare il cliente con trasparenza.

Tra i principali costi di riemissione del biglietto aereo, troviamo:

Differenza tariffaria (fare difference): rappresenta l’adeguamento tra la tariffa originaria e quella attuale al momento della riemissione. Può variare in base alla stagionalità, alla disponibilità delle classi tariffarie o al cambio di itinerario.
Tassa di riemissione: è un costo fisso che la compagnia aerea può applicare per la gestione amministrativa del nuovo biglietto.
Eventuali penali imposte dal vettore: previste per modifiche effettuate fuori dalle condizioni tariffarie, o per biglietti acquistati con tariffe promozionali non modificabili.

Un aspetto cruciale è la verifica del Point of Commencement (POC), ovvero il punto di partenza del viaggio, che influenza le regole e il calcolo del nuovo prezzo. Una riemissione eseguita senza controllare il POC può generare discrepanze tariffarie e causare contestazioni o ADM.

Per approfondire l’importanza di questo parametro nella determinazione delle tariffe, leggi l’articolo dedicato a POC – Point of Commencement.

Errori comuni e rischio di ADM per la riemissione di biglietteria area

Gli errori di riemissione di un biglietto aereo rappresentano una delle principali cause di ADM (Agency Debit Memo), lo strumento con cui le compagnie aeree addebitano alle agenzie eventuali differenze economiche dovute a procedure errate. Anche una minima svista nella gestione della riemissione può generare un disallineamento tra la tariffa emessa e quella corretta, con conseguenti costi aggiuntivi per l’agenzia.

Tra gli errori più frequenti nella riemissione di biglietteria aerea, troviamo:

Errata gestione del biglietto originale. È bene verificare sempre la regola tariffaria prima di procedere ad un eventuale cambio della prenotazione.
Riaccredito parziale errato (residuo non gestito correttamente), che genera squilibri nei calcoli delle tariffe.
Cambio non registrato nel PNR, con conseguente mancanza di tracciabilità nel sistema e violazione delle policy del vettore.
Mancata applicazione della differenza tariffaria, che comporta un errore economico rilevante e il conseguente rischio di ricevere un ADM.

Eseguire una riemissione con metodo, seguendo le regole tariffarie e verificando sempre i dati nel GDS, è essenziale per evitare sanzioni o contestazioni.

Per approfondire il tema e scoprire come gestire e prevenire gli ADM nella tua agenzia, leggi la guida dedicata agli ADM per agenzie.

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Come Travelgood supporta le agenzie nella riemissione

Gestire correttamente una riemissione di biglietti aerei può diventare complesso, soprattutto quando si tratta di itinerari internazionali, biglietti multi-tratta o tariffe con regole speciali. In questi casi, affidarsi a un partner esperto come Travelgood significa contare su un vero punto di riferimento nella gestione della biglietteria e nella prevenzione degli errori.

Travelgood offre alle agenzie di viaggio un supporto completo in ogni fase della riemissione:

Supporto operativo dedicato per assistere l’agenzia in caso di riemissioni complesse o procedure GDS non standard.
Accesso a tariffe negoziate e a tool di verifica integrati nei GDS, che semplificano il controllo delle regole tariffarie e riducono il margine di errore umano.
Assistenza nei casi ADM e procedure di riconciliazione automatica, per gestire eventuali contestazioni e mantenere la piena conformità con i vettori.

Con il suo approccio consulenziale e la conoscenza approfondita delle procedure IATA e GDS, Travelgood rappresenta un alleato strategico per tutte le agenzie che vogliono operare in modo più efficiente, ridurre i rischi e ottimizzare i margini.

Contatta il team Travelgood per ricevere assistenza o formazione sulle procedure di riemissione e scoprire come migliorare la gestione della tua biglietteria aerea.