Gestire un gruppo aereo significa coordinare più passeggeri, più dati e più scadenze contemporaneamente. È un’operazione che può portare margini interessanti e fidelizzare i clienti, ma richiede attenzione, metodo e un supporto operativo solido.
Per molte agenzie di viaggio, i gruppi rappresentano un’opportunità concreta: viaggi scolastici, aziendali, religiosi, sportivi o comitive leisure. Il problema è che bastano pochi errori — un nome sbagliato, una scadenza saltata, una tariffa non confermata — per trasformare un’opportunità in un problema.
Come partner operativo, noi di Travelgood affianchiamo le agenzie nella gestione completa dei gruppi aerei: dalla richiesta di quotazione alla negoziazione con i vettori, dal blocco posti all’emissione finale. In questo articolo trovi una guida pratica per gestire i gruppi voli senza stress: cosa sono, come funzionano, quali scadenze rispettare e come evitare gli errori più comuni.
Cosa sono i gruppi aerei e quando conviene proporre questa soluzione
Un gruppo aereo è una prenotazione collettiva che coinvolge un numero minimo di passeggeri sullo stesso volo. La soglia varia: alcune compagnie considerano gruppo già da 10 passeggeri. Verificarlo subito è importante, perché determina l’accesso a condizioni tariffarie dedicate.
A differenza delle prenotazioni individuali, i gruppi aerei seguono regole specifiche: tariffe negoziate, scadenze di pagamento definite, possibilità di bloccare i posti in anticipo e policy particolari su bagagli e modifiche.
Quando conviene proporre un gruppo aereo?
- Viaggi scolastici: gite, scambi culturali, progetti formativi
- Gruppi aziendali: incentive, convention, trasferte di team
- Turismo religioso: pellegrinaggi, viaggi spirituali
- Gruppi sportivi: squadre, tifoserie, eventi agonistici
- Comitive leisure: amici, famiglie allargate, associazioni
Il vantaggio per l’agenzia è duplice: puoi negoziare tariffe più competitive e offri un servizio completo che fidelizza il cliente. Un gruppo ben gestito diventa una referenza che torna anno dopo anno.
Come funziona la prenotazione di un gruppo aereo
La prenotazione di un gruppo aereo non funziona come una prenotazione individuale. È un processo che richiede richieste formali, tempi di attesa e negoziazione.
Il flusso operativo:
- Richiesta di quotazione — L’agenzia invia la richiesta al vettore o al consolidatore, specificando: numero passeggeri, tratta, date e esigenze particolari.
- Risposta del vettore — La compagnia risponde con proposta tariffaria e condizioni: prezzo, franchigia bagaglio, policy di modifica, scadenze.
- Blocco posti — Accettando la proposta, il vettore blocca i posti. Garantisce disponibilità e tariffa fino all’emissione. Le tasse aeroportuali restano soggette a variazione.
- Conferma e deposito — Per confermare il blocco è richiesto un deposito iniziale.
- Lista nomi e saldo finale — Devi fornire la lista definitiva dei passeggeri e saldare il totale in base alle condizioni contrattuali del vettore.
- Emissione biglietti — Ricevuto il saldo e i nomi corretti, si procede con l’emissione.
Le tempistiche di risposta variano da vettore a vettore.
Il nostro Reparto Gruppi gestisce quotidianamente queste richieste, conosce i tempi di risposta dei vettori e sa negoziare le condizioni migliori per la tua agenzia.
Le scadenze da rispettare: deposito, saldo, lista nomi
Nella gestione dei gruppi aerei, le scadenze non sono suggerimenti: sono vincoli contrattuali. Saltarne una può significare perdere il blocco posti, incorrere in penali o, peggio, ritrovarsi senza disponibilità a ridosso della partenza.
Ecco le tre scadenze fondamentali da tenere sotto controllo:
1. Deposito iniziale
Subito dopo aver accettato la quotazione e confermato il blocco posti, il vettore richiede un deposito che varia a seconda delle condizioni contrattuali. Se non rispetti questa data, il vettore può rilasciare i posti senza preavviso.
2. Lista nomi definitiva
Questa è una delle fasi più delicate. Entro una data stabilita dalle condizioni contrattuali del vettore devi fornire l’elenco completo dei passeggeri con i nomi esattamente come riportati sui documenti di viaggio. Errori di battitura, inversioni nome/cognome o dati incompleti possono generare problemi in fase di emissione o, peggio, al check-in.
Consiglio operativo: verifica sempre i nomi con i documenti d’identità dei passeggeri prima di inviarli. Fino all’emissione, eventuali correzioni sono possibili senza penali. Dopo, i cambi nome sono soggetti a costi aggiuntivi che variano in base alle condizioni del vettore.
3. Saldo finale
L’emissione della biglietteria aerea sarà contestuale al pagamento del saldo finale. Cosa succede se sfori le scadenze?
- Deposito non versato: rilascio immediato dei posti bloccati
- Lista nomi in ritardo: cancellazione dei posti senza preavviso e applicazione delle penali
- Saldo non pagato: cancellazione della prenotazione e penali come da contratto
Ogni compagnia aerea ha le proprie policy, e le condizioni possono variare anche in base alla tratta o al periodo. Ecco perché è fondamentale avere un sistema di promemoria.
Policy bagagli e servizi ancillari nei gruppi aerei
Franchigia bagaglio – Quasi tutte le tariffe aeree di gruppo includono il bagaglio da stiva.
Assegnazione posti – Alcune compagnie permettono di preassegnare posti specifici (a pagamento), altre solo di riservare un’area dell’aereo. Noi offriamo il servizio di preassegnazione su richiesta, con una fee vantaggiosa.
Altri servizi su richiesta:
- Pasti speciali (vegetariani, kosher, senza glutine)
- Assistenza per mobilità ridotte
Comunicazione al cliente: specifica sempre cosa è incluso, cosa è opzionale e a che costo. Un cliente ben informato è un cliente soddisfatto.
Emissione biglietti gruppo: errori da evitare
L’emissione dei biglietti gruppo è il momento in cui tutto deve essere perfetto. Correggere errori dopo l’emissione è costoso e complicato.
Gli errori più comuni:
1. Nomi errati o incompleti Il nome deve corrispondere esattamente al documento di viaggio. Attenzione a inversioni nome/cognome, secondi nomi omessi, errori di battitura.
Regola d’oro: verifica con i documenti prima dell’emissione. Dopo, ogni cambio nome comporta penali.
2. Date o segmenti errati Controlla due volte: date, orari, sequenza segmenti, codici aeroportuali (MXP vs LIN, DXB vs DUB).
Come Travelgood supporta le agenzie nella gestione gruppi
Il nostro Reparto Gruppi del Ticketing Travel Center — formato da Erika, Enrica, Silvia e Juri — si occupa quotidianamente di prenotazioni collettive, offrendo supporto operativo completo.
Cosa facciamo concretamente:
- Richieste gruppo centralizzate — Gestiamo l’intero processo di quotazione, presentandoti le opzioni migliori.
- Negoziazione tariffe — Grazie ai rapporti consolidati con le compagnie, negoziamo condizioni vantaggiose: tariffe competitive e policy flessibili.
- Supporto emissione — Controlliamo i dati prima del ticketing, riducendo il rischio di errori e ADM.
- Gestione modifiche e imprevisti — Cambi nome, variazioni date, emergenze: ci occupiamo noi del contatto con il vettore.
- Assistenza — Facciamo da tramite con il vettore per la risoluzione di eventuali problematiche
Mentre noi gestiamo la complessità operativa, tu puoi concentrarti su ciò che conta: costruire il rapporto con il cliente.
Checklist operativa: 7 step per gestire un gruppo senza stress
- Raccogli le informazioni — Numero passeggeri, date, tratta, tipologia gruppo, esigenze particolari.
- Richiedi la quotazione — Al vettore o al consolidatore. Più dettagli, meglio è.
- Valuta proposta e condizioni — Non solo prezzo: verifica bagaglio, policy modifica, scadenze, penali.
- Conferma blocco e versa deposito — Rispetta la scadenza per non perdere i posti.
- Raccogli i nomi con documenti — Verifica ogni nome prima di inviare la lista definitiva.
- Invia lista nomi e salda — Rispetta le scadenze per ottenere il via libera all’emissione.
- Controlla i biglietti emessi — Verifica nomi, date, orari, segmenti.Segnala nella stessa giornata di emissione eventuali incongruenze
Bonus: crea un file dedicato per ogni gruppo con cronologia comunicazioni, scadenze e documenti raccolti. Un archivio ordinato ti salva in caso di contestazioni.
Domande frequenti sulla gestione dei gruppi aerei
1. Quanti passeggeri servono per fare un gruppo aereo?
Il numero minimo varia in base alla compagnia aerea. Generalmente, si considera gruppo a partire da 10 passeggeri. È fondamentale verificare questo dato prima di inviare la richiesta di quotazione, perché determina l’accesso alle tariffe gruppo e alle condizioni dedicate.
2. Quanto tempo prima devo prenotare un gruppo aereo?
Dipende dalla tratta, dal periodo e dalla disponibilità del vettore. Soprattutto per l’alta stagione o tratte molto richieste. Questo margine ti permette di negoziare meglio le tariffe, avere più scelta sui voli e gestire con calma le scadenze di deposito e lista nomi.
3. Posso modificare il numero di passeggeri dopo aver confermato il gruppo?
Sì, ma con delle limitazioni. Una volta confermato il blocco posti, puoi incrementare o ridurre il numero di partecipanti entro i termini stabiliti dal vettore. Ogni compagnia ha policy diverse: alcune permettono riduzioni fino al 20-30% senza penali, altre applicano costi per ogni posto rilasciato. È importante chiarire queste condizioni in fase di quotazione.
4. Cosa succede se un passeggero non parte più dopo l’emissione del biglietto?
Dopo l’emissione, le modifiche sono soggette alle regole tariffarie del biglietto gruppo. In molti casi, la cancellazione di un singolo passeggero comporta penali o la perdita totale del costo del biglietto. Alcuni vettori permettono cambi nome (con fee), altri no.
5. Le tariffe gruppo sono sempre più convenienti delle tariffe individuali?
Non sempre. Le tariffe gruppo offrono vantaggi come prezzo bloccato, franchigia bagaglio inclusa e condizioni di modifica più flessibili. Tuttavia, in alcuni casi le tariffe individuali potrebbero risultare più economiche.
6. Come evito di ricevere ADM per errori sui gruppi?
Gli ADM (Agency Debit Memo) al momento più frequenti sulle prenotazioni di gruppo riguardano il mancato rispetto del minimo dei partecipanti anche al momento della partenza.
Esempio di Air France: gruppo prenotato di 10 pax Milano – Parigi. Al check-in si presentano 5 passeggeri, causando 5 no-show. Sarà inviato ADM pari a 370€ per ogni passeggero che ha fatto no-show – senza possibilità di intervento. Ricorda anche l’importanza di inserire i contatti dei viaggiatori nel PNR come richiesto dalla risoluzione IATA.
7. Posso bloccare più date per lo stesso itinerario?
Sì, è possibile stipulare accordi di allotment con alcuni vettori. Questo significa bloccare più date a rotazione per lo stesso itinerario, mantenendo la stessa tariffa. È una soluzione ideale per tour operator o agenzie che programmano partenze ricorrenti. Il nostro Reparto Gruppi può aiutarti a negoziare questi accordi.
8. Chi si occupa del check-in per i gruppi?
Di solito, il check-in online viene gestito autonomamente dall’agenzia o dal capogruppo, rispettando i tempi stabiliti da ogni compagnia (generalmente 24-48 ore prima della partenza). Alcune compagnie offrono check-in di gruppo dedicato in aeroporto, ma è sempre meglio procedere online per evitare code e ritardi all’imbarco.
Biglietteria aerea per gruppi: prevenire è meglio che rimediare
Gestire un gruppo aereo non è semplicemente moltiplicare una prenotazione individuale per il numero di passeggeri. È un processo che richiede coordinamento, rispetto delle scadenze e attenzione ai dettagli. Ogni fase — dalla quotazione all’emissione — ha le sue regole, e ogni errore può tradursi in costi imprevisti, clienti insoddisfatti o ADM che erodono i margini.
La buona notizia è che, con il giusto metodo e il supporto adeguato,i gruppi diventano un’opportunità concreta di crescita per la tua agenzia. Margini interessanti, clienti fidelizzati, passaparola positivo: sono tutti risultati raggiungibili quando il processo è sotto controllo e sai come gestire al meglio la tua agenzia viaggi.
Perché affidarsi a un partner esperto fa la differenza:
- Fee di emissione particolarmente agevolate rispetto alla gestione diretta col vettore
- Riduci il rischio di errori operativi che generano penali
- Risparmi tempo nelle negoziazioni e nella gestione delle scadenze
- Offri un servizio migliore ai tuoi clienti, senza stress
- Proteggi i tuoi margini evitando ADM e contestazioni
Noi di Travelgood lavoriamo ogni giorno al fianco delle agenzie di viaggio italiane per semplificare la gestione dei gruppi aerei.
Il nostro Reparto Gruppi del Ticketing Travel Center è a disposizione per supportarti in ogni fase: dalla prima richiesta fino alla partenza del gruppo.Se vuoi proporre viaggi di gruppo con la sicurezza di avere un partner operativo affidabile, contattaci.
Possiamo aiutarti a trasformare la complessità in un vantaggio competitivo.
